BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranan sistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi. Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memiliki keunggulan kompetitif. Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sistem informasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini. Otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas – tugas pemrosesan informasi sehari – hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis.Suatu perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatu kecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi.Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktu yang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan, baik untuk perusahaan maupun pelanggan perusahaan.
1.2. Rumusan Masalah
1.2.1. Apa pengertian Aplikasi Otomasi Perkantoran ?
1.2.2. Jelaskan Jenis-Jenis Aplikasi Otomasi Perkantoran ?
1.2.3. Sebutkan Cakupan Kerja Aplikasi Otomasi Perkantoran ?
1.2.4. Apa saja Fasilitas dalam Aplikasi Otomasi Perkantoran ?
1.3. Tujuan Penulisan
1.3.1. Agar mahasiswa/I mengetahui pengertian, jenis-jenis, cakupan dan Fasilitas Aplikasi Otomasi Perkantoran.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Pengertian Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien ( 1996 ) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi
Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan
2.2. Tujuan Dan Manfaat Otomatisasi Kantor
2.2.1. Tujuan Otomatisasi Kantor
· Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya, computer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penabahan pegawai yang diperlukan untuk menanngani beban kerjja yang bertambah.
· Pemecahan masalah kelompok, cara OA berkontribusi pada komunikasi keadaan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
· Pelengkap-bukan pengganti, sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
· Penggabungan dan penerapan teknologi
· Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
· Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
2.2.2. Manfaat Otomatisasi Kantor
Agar mahasiswa lebih tahu dalam hal pemanfaatan sistem otomatisasi kantor yang mampu mengelola data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebih cepat, efisien serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam input atau User error.
2.3. Pengguna Otomatisasi Kantor
2.3.1. Tahapan Penerapan Otomatis Kantor
· Tradisional; penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing
· Transisional; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.
· Transformasional; merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT)
2.4. Sistem& Aplikasi OtomatisasiKantor
2.4.1. Sistem Otomatisasi Kantor
· Sistem Komunikasi Elektonik
System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system.
Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.
· Sistem Kolaborasi Elektronik
Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.
Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya
Sistem Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik
System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak.Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation.
Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali.
Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.
Sistem Pengolahan Kantor
System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.
Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian.Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.
Sistem Elektronik Formal
Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM
Sistem Elektronik Informal
Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS
2.5. Aplikasi Otomatisasi Kantor
1. WORD PROCESSING
Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
2. ELECTRONIC MAIL
Electronic Mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
3. VOICE MAIL
Voice Mail sama persis dengan electronic mail. perbedaan nya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.
4. ELECTRONIC CALENDARING
Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
5. AUDIO CONFERENCING
Audio Conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.
6. VIDEO CONFERENCING
Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. pralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
7. COMPUTER CONFERENCING
Computer Conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga meemberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.
8. FACSIMILE TRANSMISSION
Facsimile Transmission yang biasanya disebut Fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.
9. VIDEO TEXT
Video Text adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan mmateri tekstual pada layar crt.
10. IMAGE STORE AND RETRIEVAL
Image Store and Retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
11. DESKTOP PUBLISHING
Desktop Publishing atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Penggunaan Desktop Publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis.
Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor
Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan
Empat Kategori Pemakai Otomatisasi Kantor
Agar suatu sistem atau aplikasi dapat berjalan dan dapat dinilai apakah sistem itu bagus atau tidak, maka diperlukan namanya pemakai.ia yang akan menilai, merancang, dan mengembangkan sehingga suatu sistem dapat berjalan. Pengguna Otomatisasi Kantor yang ada dalam suatu sistem Informasi adalah:
1. Manajer, adalah seorang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional, yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (misalnya, pembeli, Wiraniaga, dan Asisten Staff Khusus). Manajer dan Profesional secara bersama deikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (Pegawai Administratif), melaksanakan tugas untuk tuga untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, dan mengirimkan surat.
2.6. Kelebihan dan Kekurangan Otomasi Perkantoran
2.6.1. Kelebihan dan Kekurangan Otomasi Perkantoran
Otomasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupundi luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuahrencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan prosespelaksanaan pekerjaan
Dengan adanya perkantoran yang sifatnya otomasi sebenarnya dapat dilihat dari dua sisi, yaitu sisi yang menguntungkan dan merugikan.
2.6.2. Kekurangan perkantoran jika dijalankan secara otomasi adalah :
a) Tidak berperasaan
b) Membuat karyawan malas/bergantung kepada mesin dan teknologi ( Semangat rendah )
c) Lowongan kerja semakin sedikit : Karena dengan menggunakan otomasi perkantoran maka pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh manusia diganti dengan mesin karena itu banyak karyawan yang di PHK oleh perusahaan.
d) Membutuhkan biaya yang cukup besar : Karena Otomasi perkantoran memerlukan peralatan yang digunakan untuk menjalankan aktifitas perusahaan oleh karena itu biaya untuk membeli peralatan tersebut harus dikeluarkan oleh perusahaan dan harganya mahal ditambah lagi mesin tersebut tidak dikerjakan mesin 100%, masih ada tenaga manusia sehingga perusahaan harus mengeluarkan dana yang cukup besar.
e) Pengurangan jumlah karyawan : Karena adanya otomasi perkantoran maka perusahaan tersebut pasti mengurangi karyawan itu hal itu disebabkan oleh otomasi perkantoran pada umumnya menggunakan komputer dan peralatan mutakhir lainnya sehinnga pengaturanya tidak membutuhkan banyak karyawan melainkan tenaga manusia digunakan untuk menekan tombol penggerak saja.
f) Flexibility : Pegawai dapat mengerjakan beberapa pekerjaan yang biasanya dilakukan banyak orang, yang juga berarti perusahaan tidak membutuhkan banyak pegawai.
g) Resepsionis lebih banyak meluangkan waktu untuk melayani client
h) Paperless : Tidak membutuhkan banyak kertas karena semua dilakukan secara digital.
Kerugian-kerugian tersebut adalah kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi perusahaan tidak begitu berpengaruh.
2.6.3. Kelebihan perkantoran
1. Menekan biaya fasilitas
2.Menekan biaya peralatan
3.Jaringan Komunikasi formal
4.Menekan penghentian kerja
5.Kontribusi sosial
6.Pekerjaan lebih cepat
7.Lebih mudah dalam hal pencarian kembali
Keuntungan tersebut adalah keuntungan dari pihak perusahaan, hanya kontribusi sosial yang merupakan keuntungan bersama dengan pekerja.
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb.Konsep SIM (Sistem Informasi Manajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
Daftar Pustaka
http://adman.staf.upi.edu/2010/03/07/pengertian-otomatisasi-perkantoran/
http://lintang-sistemotomasiperkantoran.blogspot.com/
http://shymphonyatnight.blogspot.com/2010/11/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html
http://www.academia.edu/4869827/OTOMATISASI_KANTOR
Tidak ada komentar:
Posting Komentar